כל רכישה מקבלת אישור וחשבונית, בלי שאף אחד צריך להפיק אותם

איך זה נראה בדרך כלל

עסק wellness שליוויתי מקבל הזמנות לאורך כל השבוע. לכל רכישה הייתה משימה קטנה שחיכתה מאחוריה: לפתוח את המערכת, להפיק חשבונית, לצרף אותה להודעה ולכתוב לרוכש שההזמנה אושרה.

כל משימה כזו לוקחת דקות ספורות. אבל היא חוזרת אחרי כל רכישה, והזמן שהיה אמור להיות מוקדש לעבודה עם הלקוחות הולך אליה. בתקופות עמוסות, כשההזמנות מגיעות בזו אחר זו, המשימות נערמות וההפקה הידנית מתעכבת.

יש גם צד שני. רוכש שהרגע שילם נמצא ברגע של התלהבות, והוא מצפה לאישור מיד. כשהאישור מגיע אחרי כמה שעות, או למחרת, התחושה היא שהוא לא באמת נקלט.

מה בנינו

היום, ברגע שרוכש משלים תשלום, קורים כמה דברים מאחורי הקלעים: ההזמנה נרשמת, החשבונית מופקת אוטומטית מפרטי הרכישה, ואצל הרוכש קופץ מייל עם אישור הזמנה, והחשבונית מצורפת אליו.

כל זה קורה תוך שניות, בלי שמישהו נוגע בכלום. אין צורך להיות ליד המחשב, וגם רכישה שמתבצעת באמצע הלילה או בסוף שבוע מקבלת את אותו יחס בדיוק.

החלק שרוב בעלי העסקים לא מצפים לו

כשמדברים על אוטומציה, רבים מניחים שצריך לעבור למערכת חדשה, ללמוד אותה ולשלם על עוד שירות. כמעט בכל מקרה כזה אין בכך צורך.

לרוב לעסק כבר יש מקום שבו מתבצעת הרכישה ומקום שבו מופקות החשבוניות. אני מחברת ביניהם. הרגלי העבודה נשארים כפי שהם, והחלק הידני נעלם.

בפועל זה אומר שאין מערכת נוספת ללמוד, אין צורך להעביר נתונים למקום חדש ואין שינוי בדרך שבה הלקוחות רוכשים. מה שעבד עד היום ממשיך לעבוד, ופשוט מתחיל לדבר עם עצמו.

כדי שזה יעבוד נדרש שיתוף פעולה: גישה למערכות הקיימות והסכמה לחבר אותן. לכן מתחילים בבדיקת היתכנות קצרה, ועובדים רק אחרי אישור.

מה השתנה

בצד של בעל העסק, הרכישה מסתיימת ברגע שהיא מתבצעת. אין יותר משימה פתוחה שמחכה בסוף היום, והחשבוניות מופקות באותה דרך בכל פעם. הראש פנוי להכנת הפגישות הבאות, להתעסקות בתוכן ולמנוחה, במקום לחשוב על מה נשאר לסגור.

בצד של הרוכשים, האישור מגיע מיד, מסודר ומקצועי, עם הכול במקום אחד. הם יודעים שההזמנה נקלטה, ועוברים הלאה בשקט.

ויש יתרון שקל לפספס: כשהתהליך זהה בכל פעם, אין חשבונית שנשכחה ואין אישור שיצא עם פרט שגוי. אין צורך לזכור, כי המערכת לא שוכחת.

ואצלך?

אם כל רכישה בעסק עדיין מסתיימת במשימה ידנית, אפשר לבדוק יחד אם החיבור אפשרי על המערכות שכבר בשימוש. שיחה קצרה מספיקה כדי להבין אם זה מתאים.